Chargé / Chargée du service administratif et financier

Assurer, sous la responsabilité de la responsable du site, le suivi financier du site de Marseille (formation initiale, continue, chaire).
Contribuer au bon déroulement des activités pédagogiques et de la vie du site.

SUIVI FINANCIER

Pour les pièces suivantes :
- Engagements de dépenses,
- Ordres de mission,
- Lettres d'engagement de vacation,
- Autorisations de déplacement étudiant
- Régies d'avance,

Saisie dans le progiciel de gestion des engagements demandés; après validation par le service financier, impression des bons de commande et transmission aux fournisseurs. Contrôle et transmission des services faits.

Préparation des états de frais après obtention au préalable des justificatifs, transmission et suivi.

Tenue des tableaux de suivi (engagements, factures) et contrôle jusqu'à la liquidation.

GESTION DES DOSSIERS VACATAIRES, FOURNISSEURS ET PRESTATAIRES

Envoi d'une fiche de renseignements ; collecte des informations administratives, transmission à la RH et service financier de Versailles.

SECRETARIAT POLYVALENT

Courrier, classement.

Participation à l'accueil téléphonique et physique (fournisseurs, extérieurs) et renseignements.

Au besoin : contribution à la gestion déplacements et/ou hébergement intervenants, administratifs, étudiants.